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まるくくらす

日々の暮らしを少しでも気分良く過ごすために考えていることとか・・・

LO(ライフオーガナイザー)的お仕事ルール 情報整理とは?

会社で仕事をするうえで、会社でPCを宛がわれることは珍しい事ではありません。

むしろPCがないと仕事にならないのですから、事務用品の一つとして、一人一台は必須だと思います。

ただ、会社によっては、PCの性能もバラバラだし、セットアップから全て本人任せというところもありますから、派遣社員として仕事をしているので、とても悩むところです。

 

PCは会社のモノなので、自分の私物情報を極力入れないようにするのは当たり前のことではありますが、Web検索の検索はGoogleがいいとか、仕事内容の参考にいいなぁと思ったサイトはお気に入りにしておくなど、ちょっとしたことはPCの中に入れておくことで、仕事の効率を下げずに、はかどることになります。

ただし、何でもPC内部で持つ必要もないので、共有サーバがある場合は、ある程度の資料はそちらに移動して、ローカルには置かない事にしています。

単純なコトですが。

また、私はフォルダにまとまっているのが好きみたいで、とりあえずPCの画面上にはフォルダしか見えていません。
フォルダ内はある程度判断出来るから、画面いっぱいのショートカットは無し。

もちろん、ショートカットで持っている方が、効率よく仕事が出来るのであれば、それはいいと思うのです。

フォルダの名前も出来るだけ分類できるようにしておきます。

だたし、ゴミフォルダも作成しておくのがポイント。
PCの画面上にある「ごみ箱」に直接放り込まずに、一旦別フォルダで退避。
なぜかというと、PCをクリーンアップするときに消してしまうことも多いから。
とりあえず「ごみ箱」への私にとっては致命的なエラーとなりかねないので。

だから、自分だけの「ゴミ箱」フォルダを作っておく。
そして、そこに放り込んで、気が付いたらそこから本当に捨てたいものだけをピックアップする。

社内では特にそうしています。
すぐに資料を取り出せるようにするためってものあるし、何らかの不具合で資料が消えてしまっても、履歴でなんとかできるから。

もうひとつ、作業はローカルで行う。
共有や、LANで接続されている資料を直接修正したりはしない。

もちろん、「共有」の場合は、ソコで作業するしかないけれど、極力ローカルで行っています。
更新し忘れると言うこともあるけれど、履歴としては、消してしまうわけではないので、新しく置換することで回避出来ます。

履歴を取らない人と仕事をすると、正直、驚くことが起こることがあります。

「ひとつ前のパターンでもう一度出力して?」とか

「修正前のパターンの色違いで作成して?」など。

なので、履歴と称して、ローカルに保持し、その後に廃棄。

結構、プレゼンは変更されてしまうものだから。
これが一両日中なら問題ないけれど、落ち着いてからやろうなんて思っているとすっかり完成後の安心感から、抜け落ちてしまうから。
それに、途中で整理してしまったり、履歴を残さず修正を掛けると、上記のコメントが入ることがよくあるから。
正直、ため息しか出てこない。

皆さんがそうだとは限りませんが、出来るだけワンクッション置くと、整理出来ます。

 

①ローカルは自分の場所だけど、借りものだということは覚えておこう

②履歴は皆で管理することが無い場合は、自分で履歴を持とう

③ゴミ箱は定期的に空にすることで、PCが健康的でいられる