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まるくくらす

日々の暮らしを少しでも気分良く過ごすために考えていることとか・・・

LO的 ビジネスにオーガナイズを生かす

「余裕の連鎖で心も身体もすっきり」

ライフオーガナイザー Kuraです。

 仕事をしていると、書類が溜まってくるものです。

いくらPCが普及し、打ち合わせにもノートPCを使ったり、スカイプで資料を見ながら話すなんてことがあったとしても、やっぱり紙の資料は無くてはならないモノなのです。

紙ベースで資料をいただくことが多い今の仕事では、スケジュールなど定期的に戴くものでも、進捗の違いやその時のメモ書きなどが残って、簡単に廃棄できないこともあります。

そんな時は、バージョンを書いて取っておくことにしています。

メモ書きも付箋に残しておくだけにします。

新しいスケジュール表のメモした位置に貼り替えればOK

バージョンを残す場合も、過去2回分と決めておくなど、やっぱり自分ルールを設けておくことが整える第一歩なんだと思います。

原本は共有フォルダに置いてあることも多い資料の場合は、自分が持つ必要があるもの、自分がメインで管理するものなど、自分が必要なモノを重点的に考えて、メールでいうところのCCレベルの資料は、一定期間がたったら廃棄です。

私は週に一度、資料の見直しをしています。

と言うのも、二月は作成する資料も、確認する資料も半端なく多かったためです。

三月に入り、少し落ち着くと、これが2週間になるかもしれません。

もしくは、各種金曜日になって、月曜日はさっぱりと作業出来る環境になるかもしれません。

まだまだ見なくていい資料も捨てられない状況ではありますが、出来るだけ、共有フォルダにある資料は手元に置いたりしないように気をつけたいと思います。

資料の最新がドコにあるのか。

共有の資料となる場合、更新者はだれなのか?

資料はナマモノなので、鮮度に気をつけていきたいものです。

ナマモノでなくなった資料は、手元に置いておいても干物になるだけです。

干物になっても必要なモノだけを選択出来るように、迷わずにいたいものです。

仕事上、自分の履歴として残すこともあり、それが後で役に立つことも多々あるので、捨てられないと思ってしまうのですが、役に立つ頻度と確立も考えて、紙ベースで残す必要があるかを自分で見極めるのも一つのルール化だなぁと思います。

①退社前に、明日の予定を考える。

②出社後に、本日のスケジュールの順番を組み立てる。

この2点がルーティンで行う事で、作業の手戻りを少なくし、自分のやることと、相手に頼むこと、確認することが明確になると思います。

やることが多いので優先順位と自分の作業かどうかを判断しながら、仕事をこなせるようになりたい。

今の目標です!