LO的 片づけの極意
ライフオーガナイザーのKuraです。
何だかんだと仕事を続けています。
やめる踏ん切りがつかないことと、まだ仕事が決まることへの安ど感もあります。
働き続けることが嫌いなわけではなくて、自分の意に染まないことをするのが嫌なだけなのかもしれません。
新しい仕事にチャレンジできる時のワクワク感とハラハラ感。
どちらが大きいかと言えば、ドキドキ感。
今から新しい仕事をするぞ!というドキドキ感が私の仕事への満足感に近いのかもしれません。
ルーティン作業が苦手な私ですが、仕事をしていくうえで、ルーティン化したいところはいっぱいあります。
例えばメール本文と枕詞。
同じ文面を、各部署に送る場合は、一回一回同じ文面を書くなんてもってのほか。
もしくは送信履歴からコピーするのもなんか違う。
結局、フォルダを作成し、テキストでメール本文を作成しておくのが、後々面倒ではない。
むしろ、ゆっくり本文を作成し、読み返し、推敲できるので、メールをそのまま作成するよりも断然おすすめです。
そして、そのテキストは日付入りの名前にして、タイトルや送り先なども文頭に記載しておくと、メールで探すよりも、断然早いです。
私は自PCになるべく情報を入れないようにしています。
みんなが使う資料が多いということもありますが、自PCが壊れてたりして、最悪、再インストールとなっても大丈夫にしておきたいからです。
会社のPCは自分のPCではないので、いつ何時交換が発生したり、故障したりすることもリスクとしては大いにあります。
今までなかったか・・・といえば、嘘になるので、その時に開発途中のプログラムだったり、設計書だったりがローカルにしかない場合、目も当てられません。
これとは逆に、共有フォルダにあるみんなが使うファイルを直接修正することもしません。
自PCに持ってこず、共有フォルダのも使わないとなるとどこでするのか?
ありがたいことに、共有フォルダに自分の個人フォルダがあてがわれることが多く、その中で、名前を変えて、自分の作業を行います。
ネットワーク経由の場合、接続がうまくいかないタイミングもあるので、こんな時に自PCの上で作成し、自分の個人フォルダにアップするのを繰り返すのです。
そうすることで、ネットワーク越しの更新をしなくて済むので、ファイルが故障するリスクが下がります。
ただ、自PCでの修正のため、修正のタイミングで、個人フォルダにも更新しておくと便利です。
会社の情報管理は厳しいものです。
そんな中で、危ない橋を渡るような行為をしなくて済むように、毎日試行錯誤中でもあります。
オフィスオーガナイズを学んでからは、特に情報のセキュリティについても、厳しく考えるようになりました。
色々と情報を持つことが多い社内のPCをいかに軽くして、共有ファイルを新しく更新できるか。
ルーティンが苦手な私ですが、ファイルの仕組化をしておくだけで、情報を履歴管理するのと同じくらいの保管率となるのです。
ファイルの履歴取りは癖付けしないと身に付きません。
すぐに忘れちゃうものなのです。
なので、今回は自PC上に担当案件ごとのフォルダを作り、共有の個人フォルダにも同じフォルダを作ります。
そして、同期をとっていく。
これがフォルダからフォルダに移す時のヒューマンエラーを回避するための私の方法です。
同じフォルダ名となるので、履歴管理する場合は、作業日当日の日付を入れること。
同じファイル名であっても、日付が書いてあることにより、前後が分かるだけで、プログラムの履歴とは違い、思いのほか楽なキープが出来ます。
特に自分の作った資料で、みんなに触ってもらう資料である場合、自分で履歴を取らないと、誰かが直してしまったファイルしかなくなってしまいます。
それでよければいいのですが、自分の持つファイルが基本だとしたら、もちろん行動を改めてもらう必要がある場合もあるかと思います。
上手く交渉するための情報としても、共有フォルダ機能を使うよりも、新しい顧客情報の守り方になります。
片づけルーティンにはいろいろあっていいし、自分にはあっている片づけ方が出来るようになったら、楽になるんじゃないかと思います。
自宅と仕事先は異なる環境課もしれません・・・が、片づけの極意は自分ルーティンを見つけて、それに乗せることが出来る人。
周囲にそういう人がいたら、一度真似してみるのもいい手かもしれませんね。